Підзвітні особи – порядок звітування про використання коштів

Підзвітні особи зобов’язані звітувати про використання коштів, отриманих на відрядження або на господарські витрати.

Звітування полягає у складанні Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та поданні його до бухгалтерії підприємства.

Ціллю звітування є підтвердження підзвітною особою цільового використання коштів. Під час цього проводиться виявлення неоподатковуваних витрат та витрат, які підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (ПДФО).

Неоподатковувані витрати - це витрати в межах норм, передбачених законодавством. Як правило, такі витрати відносяться на витрати в бухгалтерському та податковому обліку.

Оподатковувані витрати - це витрати, які:

• перевищують норми, встановлені законодавством;
• не передбачені законодавством;
• не підтверджені відповідними первинними документами;
• по яким не підтверджений зв`язок з господарською діяльністю підприємства.

Як правило, оподатковувані витрати здійснюються за рахунок прибутку.

При цьому необхідно забезпечити дотримання:

• строків надання звіту про використання коштів;
• вимог документального підтвердження підзвітних операцій.

Підзвітні особи звітують про про використання коштів наступним чином.

Форма звіту

Підзвітні особи згідно пп. 170.9.4 ПКУ можуть надавати звіт у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронні довірчі послуги”).
Однак на практиці підзвітні особи надають звіт у паперовій формі. Це пов’язано з тим, що після підписання звіту підзвітною особою за допомогою електронного підпису, працівник бухгалтерії заповнює:

• графу “Звіт перевірено”,
• графу “Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером” (при необхідності),
• кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку,
• розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Але внесення такої інформації в документ, підписаний за допомогою електронного підпису, приводить до того, що звіт втрачає статус первинного документа.

Форма звіту затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841
(в редакції наказу Міністерства фінансів України від 10 березня 2016 року № 350).

Строки звітування

У загальному випадку відзвітуватися й надати всі підтвердні документи слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому підзвітна особа:

а) завершує відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій підзвітна особа  застосувала для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, загальний місячний строк продовжують ще на один календарний місяць (пп. 170.9.3 ПКУ).

Обов’язковість звітування

Обов’язковим подання звіту є в разі:

а) наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку;

б) використання готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У разі ж якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається (пп. 170.9.4 ПКУ).

Підтвердні документи

Підзвітні витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунка), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Неоподатковувані витрати

Для відряджень неоподатковувані витрати складається із фактичних витрат на:

• проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) та найм інших жилих приміщень;
• оплату телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);
• обов’язкове страхування (зокрема, якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов’язково необхідно здійснити страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів));
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Не включають у дохід і “чайові”, але лише за умови, якщо їх суми включено до рахунка згідно із законами країни перебування.

Також не є доходом добові.

Їх розмір становить:

• у межах території України – не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;
• для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, у розрахунку за кожен такий день.

При цьому фактичну кількість днів перебування у відрядженні визначають згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Кабмін окремо визначає граничні норми добових для відрядження членів екіпажів суден / інших транспортних засобів або суми, що спрямовуються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):

• провадять комерційну, промислову, науково-пошукову чи риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;
• виконують міжнародні рейси для провадження навігаційної діяльності чи перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;
• використовуються для проведення аварійно-рятувальних та пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, яких направляють у відрядження підприємства, установи та організації, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначає КМУ. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати загально встановлену.

У загальному випадку не включають до оподатковуваного доходу платника податку будь-які витрати на відрядження за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає.

До суми перевищення не включають та не оподатковують документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів / електронних грошей, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

Оподатковувані витрати

Оподаткуванню підлягають кошти, видані понад установлені норми чи не підтверджені належним чином витрати.

За відсутності відповідних підтвердних документів до оподатковуваного доходу платника податку включають суму добових.

Для неоподатковуваності таким підтвердженням є:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд) – наказ про відрядження та відповідна первинка;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – наказ про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Також включають до оподатковуваного доходу:

• вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;
• суми “чайових” (за винятком неоподатковуваних випадків);
• плату за видовищні заходи.

Порядок оподаткування

Оподаткування проводиться на загальних підставах.

Податковим агентом щодо таких виплат – є підприємство, що видає такі кошти.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

У разі коли підзвітна особа припиняє трудові або цивільно-правові відносини з підприємством, суму податку утримують за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. У разі недостатності суми такого доходу непогашену частину податку включають до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим унаслідок смерті платника податку чи визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення його судом померлим, таку суму утримують під час нарахування доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнають безнадійною до сплати.