Реквізити для первинної документації

Пропуск важливих обов'язкових реквізитів при оформленні первинної документації (далі - ПД) загрожує проблемами для підприємства. Що може загрожувати юридичній особі при неправильному складанні документів і відсутності в них обов'язкових реквізитів - далі в статті.

Обов'язкові реквізити для ПД 

Список обов'язкових реквізитів для коректного складання ПД зафіксований в Законі про бухгалтерський облік. До них можна віднести:

• найменування форми;
• дата, коли був складений документ;
• назва підприємства;
• відомості про господарську операцію (далі - ХО), в тому числі зміст, обсяг і в яких одиницях вимірюється ХО;
• список відповідальних осіб, які відповідають за проведення ХО і правильність оформлення первинної документації;
• особистий підпис відповідальної особи на паперовому носії.

У більш ранньої версії цього списку вказувався реквізит "місце складання ПД", після 2017 року він не є обов'язковим.

Чим загрожує відсутність деяких реквізитів

Важливість первинної документації для ведення бухгалтерської та податкової звітності відображена в НК України. Саме там вказується, що ведення обліку всіх доходів і витрат підприємства має грунтуватися на первинній документації. Відсутність одного або кількох обов'язкових реквізитів в ПД може спричинити те, що при перевірці зазначені в документах витрати будуть відзначені як безпідставно віднесені. Також з податкового кредиту буде виключений ПДВ за такими витратами. Вищий адміністративний суд України має на цей рахунок однозначне бачення ситуації, тому довести зворотне підприємству навряд чи вдасться.

Реальний приклад з податкової практики

У 2011 році в номері Вісника податкової служби згадувався випадок, коли підприємство з порушеннями в оформленні первинної документації змогло позитивно для себе завершити судовий спір. Податкова інспекція звинуватила проходило перевірку підприємство в тому, що воно не надало необхідні первинні документи. Вартість виконаних робіт була відображена в довідках та податкових накладних, але по ним неможливо було визначити вид робіт і витратних матеріалів, які використовувалися. Платник податків не підтвердив відомості про госпопераціях (реконструкція приміщення магазину) первинною документацією і, відповідно, неправомірно вказав відомості про витрати (завищив суму амортизаційних відрахувань).

У суді платник податків заявив, що збільшив балансову вартість приміщення, так як правомірно нарахував амортизаційні відрахування як валові витрати. Відповідно, платник податків правомірно включив податкові накладні до податкового кредиту ПДВ (згідно зі статтею 7 Закону про ПДВ).

Вищий адміністративний суд України постановив, що суми сплаченого податку на придбання товарів / послуг, не підтверджені податковими накладними, не підлягають включенню до податкового кредиту ПДВ. Якщо на момент перевірки контрольними відомствами суми сплаченого податку не підтверджуються потрібними документами, згідно із законом на платника податків накладаються фінансові санкції на суму податкового кредиту.

Платник податків включив суми ПДВ до складу податкового кредиту, але в наданих їм локальних кошторисах не було таких реквізитів:

• дати складання документа;
• місця складання;
• назви підприємства;
• підтвердження узгодження кошторисів;
• відповідальних осіб;
• печатки підприємства.

Відповідно, ці документи не можуть бути належним доказом правомірного збільшення балансової вартості приміщення. Суд постановив, що у позивача не було підстав включати суми ПДВ до складу податкового кредиту на підставі цих документів.