Довіреність на отримання товару

Для отримання товару або посилки, співробітник підприємства зобов'язаний мати довіреність, оформлену на його ім'я. Документ може бути як одноразовим, і постійним. Оформлення довіреності - завдання бухгалтера підприємства, або юриста. 

Щоб уникнути проблем, які можуть виникнути через неправильне оформлення документа, необхідно знати та дотримуватися основних критеріїв заповнення бланків. Законодавчо це питання розглянуто у статтях 244-250 Цивільного кодексу України. Щоб вам було легко розібратися, пропонуємо матеріал нижче.

На кого може бути виписана довіреність

Для початку необхідно розуміти коло осіб, на яких може бути виписана довіреність. 

Як правило, компанія чи організація виписують документ на свого працівника. Довіреність може бути виписана отримання товару, грошей чи інших майново-матеріальних цінностей, коли довіритель неспроможна отримати їх із певним причин. Найчастіше довіреними особами виступають менеджери із закупівель, логісти, керівники відділів, експедитори.

Можливе оформлення довіреності з правом передовіри, але практично такі випадки бувають нечасто.

Зверніть увагу, що організація може оформити документ лише на співробітника, який офіційно нараховується в штаті.

Хто займається оформленням довіреності

Якщо компанія невелика, то укладанням та підписанням договору може займатися безпосередній керівник. Також допускається залучення сторонніх спеціалістів, наприклад, юриста.

Якщо компанія велика, керівник може делегувати повноваження та передати оформлення документа секретареві, бухгалтеру, штатному або запрошеному юристу. Але в такому разі директору все одно потрібно підписувати папери.

Довіреність від фізичної особи

Під фізичною особою варто розуміти індивідуального підприємця, а чи не окремого громадянина.

Фіз особа може довірити іншій людині отримання товару чи фінансів. У разі коли індивідуальний підприємець отримує товар самостійно, але при цьому є підписаний договір на іншу людину, то ІП повинен пред'явити паспорт та відповідні папери, де зазначені умови отримання.

У разі оформлення довіреності від фізичної особи допускається застосування уніфікованої та вільної форми заповнення. Коли була використана форма М-2, необхідно зберігати корінець від бланка в журналі.

В Україні індивідуальні підприємці можуть працювати без друку. Але часто контрагенти відмовляються від співпраці без друкованого запевнення, тому рекомендуємо все ж таки придбати друк.

Довіреність від юр особи

Компанії, яким надано статус юр осіб, можуть видавати довіреність співробітникам компанії та третім особам. У цьому документ може бути виписаний не так на організацію, але в фізична особа, як громадянина.

У разі коли отримання торгово-матеріальних цінностей доручають директору організації, то його дані вносять так само, як і рядового співробітника.

Юридичні особи можуть оформлювати довіреність на уніфікованих бланках чи власних. 

В обох випадках, коли довіреність оформлена ІП або юридичною особою, її засвідчення можна провести самостійно, або за допомогою нотаріуса. При цьому участь останнього обов'язково, якщо довіреність необхідно перевірити.

Якими будуть повноваження у довіреної особи, вирішується щоразу в індивідуальному порядку.

Види довіреностей

Довіреність може бути геніальною чи вільною. Перша оформляється у випадках, коли довірена особа часто чи регулярно робить покладені нею обов'язки. Друга - коли дію необхідно вчинити разово або вкрай рідко.

Генеральну довіреність необхідно запевнити у нотаріуса, інакше вона не має правової сили. При цьому слід пам'ятати, що документ дозволяє довіреній особі вчиняти низку дій, прописаних у договорі. Тому до вибору такої людини необхідно підходити вкрай відповідально, оскільки вона має діяти на користь ІП чи підприємства.

Правила складання документа

Щоб документ на передачу певних прав довіреній особі мав юридичну силу, необхідно правильно його скласти. Основне, що має бути обов'язково — підпис того, хто довіряє і того, хто виконуватиме покладені на нього обов'язки.

Крім підпису, у документі також обов'язково мають бути присутні сторони.

Іншу інформацію у довіреності можна викладати у вільному вигляді. Якогось певного шаблону немає.

Щоб документ був правомірним, за його складанні рекомендується дотримуватися тих і рекомендацій, які дані для складання паперів з діловодству. 

У довіреності не можна закреслювати, затирати або робити будь-які виправлення. Особливо це стосується даних про сторони та функції, які покладаються на довірену особу.

Не слід забувати прописати період дії документа. Законодавчо обмежень немає, тому терміни вносяться на власний розсуд. Якщо раптом інформація не вказана, то термін дії довіреності — 12 місяців з того дня, як її підписали сторони.

Реєстрація довіреності

Бухгалтерія зобов'язана зареєструвати складену на підприємствах довіреність отримання товарно-матеріальних цінностей, за уніфікованою формою № М-2. Позначку роблять у книзі довіреностей.

У випадку, коли компанія часто оформляє подібні документи на співробітників, реєстрацію можна проводити у заздалегідь підготовленому журналі «Облік виданих довіреностей», згідно зразка, затвердженого за Інструкцією.

Усі дані щодо довіреностей необхідно зберігати окремо, призначивши за реєстрацію відповідальна особа.

Людина, якій було доручено виконання певних функцій (отримання товарно-матеріальних цінностей), зобов'язаний бухгалтерії звітувати про виконану роботу, пізніше, ніж наступного дня після того, як було виконано доручення.

Якими б формами не користувалися організації при складанні довіреностей, їх необхідно передати постачальнику при отриманні товару одночасно з ТТН або інших документів, що підтверджують передачу товарно-матеріальних цінностей.

Терміни отримання

Термін дії доручення отримання ТМЦ зазвичай не перевищує п'ятнадцяти днів. При необхідності його можна скоротити або збільшити, попередньо прописавши всі умови в договорі.

Якщо довіритель доручає уповноваженій особі отримати ТМЦ у форматі планових платежів, то термін дії довіреності найчастіше становить один місяць. Коли працівник не звітує про отримання цінностей за цей період, отримати аналогічний документ він не зможе.

Довіреність може втратити свою юридичну силу у таких випадках:

• якщо відсутні необхідні реквізити;
• якщо немає дати заповнення документа або дата розходиться з іншими документами;
• якщо банк заповнений із порушеннями;
• якщо у бланку є виправлення;
• якщо довірена особа не може надати документ, що підтверджує особу;
• якщо документ прострочений за часом.

Усі зазначені причини — це привід у тому, щоб організація, яка зобов'язується видати товар довіреній особі, відмовила у цьому.