Тривале зберігання цифрових підписів про проходження інструктажів з охорони праці та пожеж. безпеки

Добрий день.

Питання можливості ведення електронного документообігу по охороні праці врегульовано Порядком впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (далі - Порядок), який затверджено Наказом Міністерства економіки України від 28.10.2021 № 839-21.

Відповідно до пункту першого Порядку цей Порядок є обов’язковим для всіх роботодавців за умови прийняття ними рішення щодо впровадження електронного документообігу, створення та використання якого передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (далі - НПАОП), шляхом видання відповідного наказу або розпорядження.

Тобто, саме по собі ведення документообігу по охороні праці в електронній формі не є обов'язковим, а може здійснюватись за вашим бажання (за бажанням роботодавця).

Згідно до пункту другого Порядку організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 та інших законодавчих та нормативно-правових актів.

Відповідно до пунктів третього та четвертого Порядку одночасно з прийняттям зазначеного у пункті 1 цього Порядку рішення роботодавець зобов’язаний затвердити:

1) перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі (далі - Перелік);

2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.

У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та використання яких передбачено НПАОП, роботодавець зобов’язаний забезпечити:

1) строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;

2) можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;

3) надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

Таким чином, у випадку, якщо ви приймете рішення про впровадження електронного документообігу, Ви будете зобов'язані затвердити вищевказані документи та забезпечити зазначені вимоги щодо їхнього зберігання та можливості ознайолення із ними.

Відповідно до пункту п'ятого Порядку у випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.

Тобто, підпис особи у відповідному документі має бути здійснено за допомогою КЕПу.

Отже, ведення охорони праці в електронному форматі є правом, а не обов'язком; усі, хто має підписувати документи з охорони праці, поввині будуть мати КЕПи; на мою думку, вести охорону праці в електронному форматі краще за допомогою спеціального програмного забезпечення яке можуть розробити на ваше замовлення або ж ви можете спробувати пошукати вже готові рішення.

Питання зберігання електронних листів з підтвердженням проходження навчання та інших документів в електронному форматі, а також самих електронних підписів, краще вирішувати за допомогою відповідного програмного забезпечення яке буде зберігати відповідні документи та надавати можливість їхнього перегляду як підприємству так і контролюючим органам.

Водночас, законодавство містить ряд вимог до збергіанння електронних документів.

Відповідно до статті 1 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" суб’єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Згідно до статті 13 цього ж Закону суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Таким чином, при зберіганні документів ви зобов'язані дотримуватись вказаних вимог законодавства.

Зберігати документи Ви можете самостійно на тих чи інших електронних носіях або ж використовувати послуги посередника, який буде зберігати такі документи для вас.

Також, Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 затверджено Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Цим порядком передбачено вимоги щодо електронного документообігу із використанням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Він містить детальні вимоги щодо роботи із електронними документами.

Таким чином, для того аби зберігання документів було прийнятним для перевіряючих органів їхнє зберігання має відбуватись із дотриманням Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Буду вдячний за залишений відгук.

Бажаю Вам всього найкращого!