Истек срок хранения таможенных документов-действия предприятия
Просим Вас в юридическом порядке разъяснить правила обращения с документами, срок хранения которых истек согласно ст. 264 ТКУ п.13 или такие документы утратили практическую значимость.
Консультація виконавця
АКТУАЛЬНО НА 29.01.2016
Пункт 13 ст. 264 ТКУ предусматривает:
«13. Документи, відомості про які зазначені в митній декларації, повинні зберігатися декларантом або уповноваженою ним особою протягом не менше ніж 1095 днів. Декларант та уповноважена ним особа несуть установлену цим Кодексом та іншими законами України відповідальність за подання недостовірних відомостей, внесених ними до митної декларації, за знищення або втрату документів, відомості про які зазначені в митній декларації, до закінчення строку зберігання, передбаченого цією частиною.»
Сроки хранения таких документов установлены приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5:
928 | Документи (декларації, ліцен-зії, дозволи, специфікації та інші товаросупровідні доку-менти) митного оформлення вантажів, продукції, майна, валюти | 3 роки.1 | 1За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законо-давства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, під-приємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спо-рів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення 2Документи, які міс-тять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансово-му моніторингу, – 5 р. |
Уничтожение документов.
Перед уничтожением документов проводится экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится на основании сформированных дел и перечней документов с указанием сроков хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляют описания документов постоянного и длительного срока хранения и акт об изъятии для уничтожения документов, которые не подлежат хранению.
В соответствии с Порядком образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением КМУ от 8 августа 2007 г. N 1004, предприятия создают экспертные комиссии (далее — ЭК) для проведения предварительной экспертизы ценности документов, состоящей в определении их ценности для установления сроков хранения документов и отбора их на госхранение, утверждения актов об изъятии для уничтожения документов, которые не подлежат хранению.
Экспертные комиссии образуются по решению руководителя предприятия и оформляются соответствующим приказом. Порядок деятельности комиссии, состав и принятие решений описан в Порядке № 1004 (выписка прилагается).
Когда по результатам экспертизы ценности составлены описи документов, подлежащих уничтожению (при условии, что сроки их хранения истекли), составляется Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд. Такие документы (т. е. документы временного хранения) уничтожаются только по актам, которые согласовуются госархивами.
Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья и с которыми заключены соответствующие договоры. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Если количество документов не большое, то часто предприятие самостоятельно уничтожает документы, оформив в подтверждение внутренний акт об уничтожении.
Что должна сделать ЭК на своем заседании?
- Принять Решение об уничтожении документов, не подлежащих постоянному хранению в связи с истечением сроков их хранения. Оно оформляется протоколом и подписывается председателем (или его заместителем) и секретарем комиссии. Решение принимается большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании.
- Составить по результатам экспертизы ценности описи документов, подлежащих уничтожению, и Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (НАФ) при условии, что сроки их хранения истекли. Акты о выделении для уничтожения документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел.
- Подать акты на утверждение руководителю, по решению которого была образована ЭК. Для предприятий, передающих документы на государственное хранение, акты утверждает руководитель учреждения после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива.
- Принять решение об одобрении и предоставлении соответствующей экспертно-проверочной комиссии актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд.
________________________________________________________________
- До складу експертної комісії державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об'єднання громадян, релігійної організації (далі - юридичні особи) включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також представники експертно-перевірних комісій державних архівів (експертних комісій архівних відділів районних, районних у мм. Києві і Севастополі держадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи (за згодою).
Голову експертної комісії, яким, як правило, є заступник керівника юридичної особи, призначає керівник такої юридичної особи.
- Експертна комісія архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради приймає рішення про:
1) схвалення і подання до експертно-перевірної комісії:
списків юридичних та фізичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду і перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради;
описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду, та описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до зазначеного Фонду, номенклатур справ юридичних осіб, що є джерелами формування Фонду і перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради;
актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Фонду, які зберігаються в архівному відділі районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради, юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу;
анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівному відділі районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради, юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу;
2) схвалення:
описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради та у діяльності яких не утворюються документи зазначеного Фонду;
інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду і перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради.
- Завданнями експертної комісії юридичної особи є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи, розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.
- Експертна комісія юридичної особи приймає рішення про:
1) схвалення і подання до експертно-перевірної комісії державного архіву (експертної комісії архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради) проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду, описи справ з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотовані переліки унікальних документів зазначеного Фонду, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Фонду, акти про вилучення документів з Фонду, акти про невиправні пошкодження документів Фонду;
2) схвалення і подання до експертно-перевірної комісії державного архіву переліків проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до Фонду;
3) схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), переліків відомостей, що становлять службову інформацію, які складаються органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими суб'єктами владних повноважень, у тому числі на виконання делегованих повноважень;
4) схвалення номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання юридичних осіб, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи Фонду.
