Облік товарних запасів у ФОП, у т.ч. платників ЄП

Облік товарних запасів для ФОП, у т.ч. платників ЄП здійснюється на підставі Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 03 вересня 2021 року № 496 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 02 листопада 2021 року за № 1411/37033 (надалі - Порядок).

1. Загальні положення

Товарні запаси  - сукупність товарів, що утримуються ФОП для подальшого продажу (надання послуг).

Цей Порядок визначає правила ведення обліку товарних запасів та поширюється на:

• фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку (далі - ФОП), які відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 6 липня 1995 року № 265/95-ВР з наступними змінами та доповненнями (надалі - Закон), зобов`язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку;
• осіб, які фактично здійснюють продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об`єкті) такого ФОП.

Ведення обліку товарних запасів здійснюється з використанням Форми ведення обліку товарних запасів (надалі - Форма обліку).

Форма обліку має наступний вигляд

ФОРМА
ведення обліку товарних запасів
______________________________________________
(дані ФОП)

Обік товарних запасів базується на відповідних первинних документах.

До первинних документів відносяться:

• опис залишку товарів на початок обліку,
• накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару.

Реквізити первинного документу це:

1. найменування суб`єкта господарювання,
2. реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) або код згідно з ЄДРПОУ суб`єкта господарювання або серія та номер паспорта / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті),
3. дата проведення операції,
4. найменування товару,
5. кількість товару,
6. вартість товару.

Опис залишку товарів на початок обліку складається в довільній формі та має містити інформацію про:

1. найменування товарів, наявних у ФОП на дату набуття ним обов`язку щодо ведення обліку товарних запасів,
2. кількості таких товарів (із зазначенням одиниці виміру)
3. вартості таких товарів, самостійно визначені ФОП.

У первинних документах, що засвідчують знищення, втрату або використання товарів на власні потреби, зазначається вартість товару за ціною придбання, підтвердженою обліком товарів, визначеним цим Порядком, та не зазначаються реквізити постачальника і отримувача товару;

Місце продажу (господарський об`єкт) для цілей обліку товарних запасів - стаціонарний або будь-який пересувний об`єкт, у тому числі транспортний засіб, частина пересувного чи стаціонарного об`єкта, у тому числі транспортного засобу, де здійснюються розрахункові операції під час продажу товарів (надання послуг).

Місце зберігання для цілей обліку товарних запасів - стаціонарний або будь-який пересувний об`єкт, у тому числі транспортний засіб, частина пересувного чи стаціонарного об`єкта, у тому числі транспортного засобу, земельна ділянка, де зберігаються товарні запаси, що належать ФОП;

2. Порядок ведення обліку товарних запасів

Облік товарних запасів здійснюється ФОП шляхом постійного внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід`ємною частиною такого обліку.

ФОП, який здійснює діяльність у декількох місцях продажу (господарських об`єктах), веде облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу (господарським об`єктом) на підставі первинних документів, які підтверджують отримання товарів таким ФОП або окремим місцем продажу (господарським об`єктом), та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу (господарськими об`єктами).

Первинні документи, у тому числі на внутрішнє переміщення товарів, на підставі яких внесено записи до Форми обліку, є обов`язковими додатками до такої форми.

Порядок ведення Форми

Форма обліку ведеться за вибором ФОП у паперовій або в електронній формі.

Під час ведення обліку товарних запасів у паперовій формі записи у Формі обліку виконуються розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.

Під час ведення обліку товарних запасів в електронній формі ФОП обирає на власний розсуд програмний формат та метод внесення інформації до Форми обліку з дотриманням вимог цього Порядку.

Порядок заповнення інформації про ФОП

Форма обліку має містити зазначені в довільному порядку дані ФОП:

1. прізвище, ім`я та по батькові (за наявності),
2. реєстраційний номер облікової картки ФОП або серія та номер паспорта / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті,
3. податкова адресу,
4. назву та адресу місця продажу (господарського об`єкта) або місця зберігання, в межах якого ведеться облік.

Для паперової форми обліку зазначені дані мають міститися на титульному аркуші.

Початок ведення обліку

Для ФОП, в яких виникає обов`язок щодо ведення обліку товарних запасів, перший запис, що вноситься до Форми обліку, має відображати інформацію про залишки товарів, наявних у такого ФОП на дату набуття ним обов`язку щодо ведення обліку товарних запасів.

Такий запис вноситься до Форми обліку на підставі самостійно складеного ФОП документа щодо опису залишків товарів у такому порядку:

графа 1 - цифра "1";

графа 2 - дата внесення запису;

графа 3 - опис залишку товарів на початок обліку;

графа 4 - дата складання опису залишку товарів на початок обліку;

графа 5 - цифра "1";

графа 7 - загальна вартість товару відповідно до опису залишку товарів на початок обліку;

графи 6, 8, 9 - не заповнюються.

Перший запис про залишки товарів до Форми не вноситься, якщо у ФОП, в яких виникає обов`язок щодо ведення обліку товарних запасів, відсутні залишки товарів на дату виникнення такого обов`язку.

Порядок ведення обліку

Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації.

ФОП вносить до Форми обліку відомості в такому порядку:

1) у графі 1 зазначається порядковий номер рядка, в якому здійснено відповідний запис;

2) у графі 2 - дата здійснення запису;

3) у графах 3-6 - реквізити первинного документа:

• вид первинного документа,
• дата складання,
• номер первинного документа (за наявності),
• найменування суб`єкта господарювання - постачальника або отримувача,
• РНОКПП суб`єкта господарювання - постачальника (отримувача) або код згідно з ЄДРПОУ / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті);

4) у графі 7 - загальна вартість товару відповідно до первинного документа про надходження товару;

5) у графі 8 - загальна вартість товару відповідно до первинного документа про вибуття товарів (крім даних щодо продажу через реєстратор розрахункових операцій / програмний реєстратор розрахункових операцій).

Вибуттям товарів для цілей ведення обліку вважається:

• продаж товарів з розрахунком в безготівковій формі, який здійснено у встановлених законодавством випадках без застосування реєстраторів розрахункових операцій / програмних реєстраторів розрахункових операцій;
• внутрішнє переміщення товару між належними одній ФОП місцями продажу (господарськими об`єктами) та/або місцями зберігання;
• знищення або втрата товару;
• повернення товару постачальнику;
• використання товарів на власні потреби;

6) у графі 9 зазначаються примітки, передбачені цим Порядком.

Записи у Формі обліку ведуться в хронологічному порядку надходження або вибуття товарів.

Порядок виправлення інформації

Виправлення інформації у Формі обліку здійснюється у такому порядку:

1. у графі "Примітки" рядка, що потребує видалення інформації, проставляється відмітка "анульовано";

2. у разі необхідності виправлення інформації:

• у графі "Примітки" рядка, інформація в якому виправляється, проставляється позначка "анульовано - виправлено" із зазначенням порядкового номера рядка, в якому зазначено виправлену інформацію;
• у графі "Примітки" рядка, що містить виправлену інформацію, проставляється позначка "виправлено" із зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.

Застереження щодо продажу товарів

Заборонено продаж товарів, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об`єктах) відсутні:

1. первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;
2. відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;
3. первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

Порядок зберігання документів

Форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об`єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.

Такі документи щомісячно групуються в хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшиваються для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.

Порядок надання інформації контролюючим особам

Форма обліку, первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, надаються посадовій особі контролюючого органу на її вимогу під час проведення перевірки. У разі якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, посадовій особі контролюючого органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред`явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).

Такі документи надаються особисто ФОП або особою, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об`єкті) такої ФОП.

Форма обліку в електронній формі на вимогу посадових осіб контролюючого органу має бути візуалізована у форматі, який дозволяє такій особі здійснити його перегляд та/або копіювання.