Штатний розпис - зміст та вимоги до його оформлення

Штатний розпис — це організаційний документ, який визначає:

• перелік посад (професій),
• кількість штатних одиниць,
• розмір посадових окладів,
• надбавки і доплати до посадових окладів.

У штатному розписі зазначають такі дані:

1. найменування суб`єкта господарювання;
2. найменування посади (професії);
3. код за Класифікатором професій;
4. кількість штатних одиниць;
5. посадовий оклад (тарифну ставку);
6. надбавки (за наявності);
7. місячний фонд оплати праці, тощо.

Згідно п. 3 ст. 64 ГКУ підприємство самостійно встановлює чисельність працівників і штатний розпис. (Вказана норма розповсюджується і на ФОП у зв`язку з відсутністю законодавчих застережень іншого.)

Розробляють штатний розпис на підставі попередньо затверджених локальних нормативних документів та з урахуванням вимог законодавчих й інших нормативно-правових актів.

При розробці (складанні) штатного розпису необхідно враховувати наступне:

1. Перелік посад (професій) та кількість штатних одиниць, які визначаються на підставі затвердженої структури і штатної чисельності.

Назви посад (професій) у штатному розписі мають збігатися із зазначеними у кадровій документації. 

Кількість штатних одиниць має відповідати фактичній кількості штатних одиниць тощо.

2. Найменування посад (професій) визначаються згідно чинного Класифікатора професій.

3. Розмір посадових окладів, який визначається Колективним договором (угодою) або Положенням про оплату праці.

Як правило, у штатному розписі зазначаються конкретні суми окладів. Проте можуть застосовувати і так звані "вилки" окладів, коли для окремої посади (професії) зазначається діапазон посадових окладу.

Міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів необхідно визначати виходячи з Генеральної або Галузевої колективної угоди.  

Встановлення  тарифних ставок (посадових окладів) для працівників, які виконують кваліфіковану працю (роботу, що потребує певних навичок або освіти) на рівні мінімальної заробітної плати, є порушенням вимог законодавства про працю.

Мінімальний місячний розмір окладу (тарифної ставки) не може бути меншим за розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня календарного року.

4. Види та розмір надбавок і доплат до них, які визначаються Колективним договором (угодою) або Положенням про оплату праці. При цьому, надбавки і доплати повинні відповідати вимогам законодавства і мати постійний характер (наприклад, за науковий ступінь, вислугу років, роботу в нічний час, тощо).

5. Штатний розпис оформлюють на загальному бланку суб`єкта господарювання або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Типова форма штатного розпису, затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 №57, є обов`язковою для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери. Інші суб`єкти господарювання використовують типову форму штатного розпису як зразок під час власного кадрового та бухгалтерського обліку працівників.

6. Штатний розпис затверджують наказом про затвердження штатного розпису або шляхом затвердження самого штатного розпису. Затверджують штатний розпис під час створення суб`єкта господарювання, а потім періодично переглядають.

Під час оформлення штатного розпису слід мати на увазі, що:

• датою цього документа є дата його затвердження;
• текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці;
• підписує цей документ посадова особа, відповідальна за його підготовку;
• візує штатний розпис керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
• у разі погодження штатного розпису з юридичною особою вищого рівня обов`язково оформлюють реквізит "Гриф погодження";
• особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження і грифі погодження скріплюють відповідними печатками (за наявності).

У разі потреби зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності суб`єкта господарювання - про внесення до штатного розпису. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.

Якщо ж упродовж строку дії до штатного розпису вносять значні зміни, то його слід перезатвердити у новій редакції, а наказом про штатний розпис визнати попередній штатний розпис таким, що втратив чинність.

Із наказами, що стосуються затвердження штатного розпису або змін до нього, працівників не ознайомлюють. Проєкт наказу візує його укладач. 

Згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП зміна найменування посади працівника або розміру його окладу (тарифної ставки) є зміною істотних умов праці, про яку в мирний час роботодавець має повідомити його не пізніше ніж за два місяці. Втім, у період дії воєнного часу працівника достатньо буде попередити до початку роботи за новими істотними умовами праці. 

Накази про затвердження штатного розпису, внесення змін до штатного розпису належать до:

• наказів з основної діяльності – в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду;
• наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання – в інших організаціях.

З урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису суб`єкта господарювання є обов`язковим. Відсутність штатного розпису слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавця може бути притягнуто до адміністративної відповідальності:

1) підприємству може загрожувати штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за порушення вимог трудового законодавства (ч. 2 ст. 265 КЗпП);

2) посадові особи підприємства можуть притягатися до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 н.м.д.г. (від 510 до 1700 грн) за порушення трудових прав працівників (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Якщо назва посади у штатному розписі не відповідає Класифікатору професій, також передбачено відповідальність у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП).

У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136).