З 1 квітня 2023 року змінилися вимоги щодо витрат на відрядження - рекомендації з обліку та підтвердження витрат

З 1 квітня набирає чинності Закон від 12.01.2023 N 2888-IX "Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг". Законом передбачено можливість використання електронних грошей для сплати податків та зборів, а також для витрат на господарські потреби та відрядження. Крім того, внесено деякі важливі зміни стосовно умов необкладання ПДФО та ВЗ витрат на відрядження та господарські потреби.

Нижче наводимо висновки наших фахівців відносно основних змін, які стосуються змін у правилах відряджень та використання коштів на господарські потреби.

1. Додаткові документальні підтвердження.

У новій редакції п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ з’явилося уточнення, як визначати кількість днів відрядження для розрахунку добових. Вона буде встановлюватися відповідно до наказу про відрядження за наявності одного або кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні: відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні. Наразі для визначення кількості днів відрядження щодо внутрішньоукраїнських службових поїздок достатньо одного наказу. З 01.04.2023 навіть у цьому випадку додатково до наказу обов’язково має бути хоча б один документ, що підтверджує факт перебування працівника у відрядженні. А якщо немає ані рахунку з готелю, ані транспортних квитків, ані якихось інших документів? Можливо, є сенс відновити практику використання посвідчень про відрядження, якщо ви раніше від неї відмовилися.

2. Підтвердження витрат при оплаті платіжною карткою.

Крім цього, в оновленому п.п. 170.9.2 ПКУ додатково конкретизовано порядок документального підтвердження витрат, понесених під час відряджень або використані коштів на господарські потреби із застосуванням платіжних інструментів (наприклад, банківських платіжних карток).

Якщо підзвітною особою використовувалася корпоративна/особиста платіжна картка або її реквізити, вартість витрат має підтверджуватися документом (випискою та/або відомостями з рахунку), що містить інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжну картку. Такий документ може бути в електронній або паперовій формі (п.п. 170.9.2 ПКУ).

3. Строки для звіту при оплаті платіжною карткою.

Нова редакція п.п. 170.9.3 ПКУ збільшує строки для підтвердження сум фактичних витрат на відрядження або використані коштів на господарські потреби у разі здійснення безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних карток. Те саме стосується повернення невикористаних коштів / електронних грошей. Так, з 1 квітня подавати документи, що підтверджують суму витрат, та повертати невикористані кошти в такій ситуації можна буде до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податків:

- завершує відрядження;

- завершує виконання окремої цивільно-правової дії при використані коштів на господарські потреби.

Якщо списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється пізніше дати завершення відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії, ці строки продовжуються на один календарний місяць.

Звертаємо увагу, що у п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться лише про безготівкові розрахунки, здійснені за допомогою корпоративних або особистих платіжних карток. Якщо ж за допомогою таких платіжних карток було знято готівку або витрачалась готівка, видана під звіт, цей підпункт не застосовується.

Нагадаємо, що відповідно до п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148), готівка під звіт у загальному випадку видається на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день її отримання. Виняток становлять закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних і кольорових металів (30 робочих днів). Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих коштів до закінчення строку відрядження, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і на госппотреби. Що стосується строків подання підтвердних документів за готівковими розрахунками, то, вочевидь, такі документи необхідно додати до Звіту і подати одночасно з ним.

Про строки її повернення у Положенні № 148 не йдеться. Є лише посилання на строки, встановлені законодавством. У свою чергу, законодавство (в особі ПКУ), як ми з’ясували вище, з 1 квітня їх не встановлюватиме. Можливо, найближчим часом НБУ внесе зміни до Положення № 148. Але поки що відповіді на питання «коли повертати невикористані кошти», немає, тому краще повертати одночасно із звітом.

4. Надання звіту.

Стосовно подання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, говорить новий п.п. 170.9.4 ПКУ. Причому з 1 квітня цей документ буде потрібний не завжди. З 01.04.2023 ПКУ вимагає подавати Звіт лише:

1)         у разі виникнення оподатковуваного доходу;

2)         за готівковими розрахунками, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.

Подавати Звіт можна буде у паперовій чи електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу).

Однак, неподання Звіту не означає відсутності підтвердних документів!

Документи мають бути обов’язково. Отже, за відсутності Звіту доведеться скласти перелік (опис) підтвердних документів і надати працівнику розписку в їх отриманні. Інакше можуть бути суперечки про те, які документи були надані, на яку суму та чи були вони взагалі.

Далі витрати, здійснені підзвітною особою, має затвердити керівник підприємства. Якщо немає Звіту, зробити це доведеться якимось окремим документом, наприклад, наказом.

Тому рекомендуємо поки що не відмовлятися від подання Звіту в усіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження або під звіт.

Аудитор Сергій Гонтаровський