Особливості ведення бухгалтерського обліку аудиторською фірмою (бухгалтером-підприємцем)

Загальні питання

Власник або керівник підприємства має повне право доручити ведення обліку аудиторській фірмі або бухгалтеру-підприємцю.^[1]

При цьому ведення обліку стороннім виконавцем не виключає наявності на підприємстві бухгалтера, який виконує поточну облікову роботу:

• оформлення первинної документації,
• організація документообігу,
• передання сторонньому виконавцю документів та іншої інформації, необхідної для ведення обліку та складання звітності

Порівняємо дві форми ведення обліку: в одній із них облікова робота покладається на стороннього виконавця, а в іншій – на бухгалтера (див. таблицю).

Ведення обліку стороннім виконавцем здійснюється на підставі укладеного з ним договору. Оскільки такий договір по суті є договором про надання послуг, то під час його укладення потрібно керуватися нормами гл. 63 ЦКУ.

Договір зі стороннім виконавцем повинен містити:

• предмет договору,
• ціна договору (вартість послуг),
• порядок оплати,
• права й обов`язки сторін (повинні бути викладені максимально детально і чітко),
• порядок урегулювання спорів,
• відповідальність,
• строк дії договору,
• тощо.

Як правило, обов`язки стороннього виконавця передбачають:

• ведення бухгалтерського й податкового обліку (указують форму ведення обліку, необхідні регістри тощо);
• складання всіх видів звітності (фінансової, податкової, статистичної, звітності із соціального страхування) та подання її до відповідних органів;
• надання інформації про суми податків, зборів та інших обов`язкових платежів, що підлягають перерахуванню до бюджету;
• супровід перевірок підприємства контролюючими органами;
• надання консультаційних послуг у сфері обліку, оподаткування, права тощо.

Для своєчасного подання звітності, а також сплати у встановлені законодавством строки податків, зборів та інших обов`язкових платежів підприємство повинно забезпечити своєчасне передання сторонньому виконавцю відповідних первинних документів та іншої необхідної інформації.

Передання документів доцільно здійснювати під особистий підпис із зазначенням дати такого передання та переліку документів.

Підписання документів

Питання щодо можливості підписання податкових декларацій та іншої звітності стороннім виконавцем на сьогодні недостатньо врегульовано:

• податкові декларації – якщо його зазначено в реєстраційній картці платника податків як відповідального за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку,
• до Державного центру зайнятості – має право^[2],
• бухгалтерська звітність – має право,^[3]
• до Пенсійного фонду – не передбачено.^[4]

Керівник підприємства також може наділити Виконавця повноваженнями на підписання первинних документів.^[5]

Відповідальність

Оскільки сторонній виконавець не є найманим працівником підприємства, то його не можна притягнути ані до дисциплінарної, ані до матеріальної відповідальності в порядку, передбаченому КЗпП.

Але якщо в результаті невиконання або неналежного виконання стороннім виконавцем передбачених договором обов`язків підприємство зазнало фінансових санкцій, то підприємство може вимагати відшкодування завданих збитків у повному обсязі (ст. 906 ЦКУ) в розмірі фактичних збитків, завданих підприємству.

Договором можуть бути встановлені додаткові санкції у вигляді штрафу або пені за невиконання його умов.

Сторонній виконавець, який порушив договір про надання послуг за плату під час здійснення ним підприємницької діяльності, відповідає за це порушення, якщо не доведе, що належне виконання виявилося неможливим унаслідок непереборної сили (якщо інше не встановлено договором або законом).

Однак, якщо Виконавець із вини підприємства не отримав первинні документи, необхідні для складання звітності (отримав не всі документи або із запізненням), і саме це спричинило неправильне складання звітності (несвоєчасне її подання), то сторонній виконавець не повинен бути притягнений до відповідальності.

Якщо особа, яка виконує обов`язки бухгалтера (за цивільно-правовою угодою, дорученням або на підставі іншого правочину), уповноважена здійснювати функції спеціаліста з бухгалтерського обліку, про що видано відповідний наказ керівника підприємства, вона може бути притягнена до адміністративної відповідальності на загальних підставах.^[6]

У зв`язку з тим, що стороннього виконавця не вважають посадовою особою, його не може бути притягнуто до відповідальності за скоєння таких злочинів, як:

• ухилення від сплати податків, зборів (обов`язкових платежів) (ст. 212 ККУ),
• ухилення від сплати єдиного соціального внеску (ст. 212¹ ККУ),
• зловживання владою або службовим становищем (ст. 364 ККУ),
• службова недбалість (ст. 367 ККУ).

Водночас виникає загроза притягнення стороннього виконавця до відповідальності за ст. 396 ККУ за приховування злочину (наприклад, за ухилення від сплати податків), якщо йому було про це заздалегідь відомо.

Фінансовий моніторинг

Починаючи з 28 квітня 2020 р. особи, що надають послуги з бухгалтерського обліку, є суб`єктами первинного фінансового моніторингу згідно зі ст. 6 Закону "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" від 6 грудня 2019 року N 361-IX.

Це означає, що Виконавець зобов`язаний стати на облік до Державної служби фінмоніторингу та повідомляти їй, зокрема, про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, і розбіжності у відомостях про кінцевих бенефіціарних власників клієнта.

Взяття на облік суб`єктів первинного моніторингу відбувається у Порядку, затвердженому постановою КМУ "Деякі питання організації фінансового моніторингу" від 09.09.2020 р. № 850 не пізніше дня проведення першої фінансової операції (дати встановлення ділових відносин з клієнтом).

Форми обліку та подання інформації, пов`язаної із здійсненням фінмоніторингу, які надаються суб`єктами первинного фінмоніторингу, затверджено Наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження форм обліку та подання інформації, пов`язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та інструкції щодо їх заповнення" від 29.01.2016 р. № 24:

– форма № 1-ФМ "Форма обліку суб`єкта первинного фінансового моніторингу";

– форма № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу";

– форма № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

До операцій, що підлягають фінмоніторингу, належать:

1) порогові фінансові операції.

Сума операції дорівнює або перевищує 400 тис. грн, а якщо операція в іноземній валюті – еквівалентно 400 тис. грн (для суб`єктів господарювання, які надають послуги у сфері лотерей і/або азартних ігор, – 30 тис. грн) ;^[7]

2) підозрілі фінансові операції.

Фінансові операції або спроба їх проведення незалежно від суми, на яку їх проводять, вважають підозрілими, якщо суб`єкт ПФМ має підозру або має достатні підстави для підозри, що вони є результатом злочинної діяльності або пов`язані чи стосуються фінансування тероризму або фінансування розповсюдження зброї масового знищення.^[8]

За порушення фінмоніторингового законодавства передбачено штрафні санкції^[9] та адміністративна відповідальність^[10].

Примітки:

[1] Це передбачено статтею 8 Закону про бухоблік

[2] Це передбачено листом від 29.01.2010 р. № ДЦ-03-572/0/6-10

[3] Це передбачено листом Мінфіну від 22.02.2010 р. № 31-34000-10-16/3801

[4] Згідно листа ПФУ від 18.02.2010 р. № 2928/03-20 звітність повинна бути обов`язково підписана керівником і головним бухгалтером, підписи Виконавця чинним законодавством не передбачено

[5] Це передбачено листом Мінфіну від 26.09.2006 р. № 31-34000-20-23/20039

[6] Це передбачено листом ДПАУ від 29.10.2009 р. № 11145/6/10-5015/3550 та листом ГоловКРУ від 15.10.2002 р. № 13-14/1-668)

[7] Згідно статті 20 Закону № 361

[8] Згідно статті 21  Закону № 361

[9] Згідно ч. 5 статті 32 Закону № 361

[10] Згідно статті 166⁹ КУпАП