Особенности передачи дел при смене бухгалтера

АКТУАЛЬНО НА 17.06.2015 

Действующее законодательство не устанавливает какого-либо отдельного порядка для передачи дел главным бухгалтером.

Вопросы передачи дел иногда указываются в Уставе предприятия, а также в должностной инструкции. Поэтому следует обратить внимание на данные документы и при наличии в них требований к передаче дел главным бухгалтером рекомендуется их соблюдать. При отсутствии таких требований передача дел может быть оформлена в следующем порядке.

1. Издается приказ о назначении на должность нового главного бухгалтера;


2. Осуществляется подготовка комплекта бухгалтерских документов;


3. Проверка наличие регистров бухучета, отчетности, папок с первичными документами предприятия;


4. Составление и подписание акта передачи дел и утверждение его руководителем.

ПРИКАЗ.

Если предыдущий бухгалтер еще работает, руководитель обязан издать приказ о назначении нового главного бухгалтера предприятия и передачи ему документации. При этом передача может осуществляться в течение одного дня или в течение некоторого времени, тогда фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике нового главного бухгалтера принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным бухгалтером или же изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери его заработной платы.

В приказе следует указать период, в течение которого происходит передача бухгалтерской документации, состав комиссии по приемке-передаче дел (или без комиссии), необходимость привлечения третьих лиц. Однако нужно учесть, что срок для увольнения сотрудника после подачи им заявления об увольнении по собственному желанию в соответствии с КЗоТ не должен превышать двух недель.

АКТ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ.

Структура акта может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности предприятия, а также от состояния документации по ведению учета. Можно выделить лишь примерный перечень основных вопросов (разделов), которые можно включить в акт приема – передачи дел, а именно:

1. Общая характеристика ведения бухучета и составления отчетности, организации работы бухгалтерии. Полные сведения об организации работы департамента или отдела бухгалтерии. Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально - ордерная, журнально - ордерная, компьютерная). Состояние синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.


2. Состояние учета движения денежных средств. Состояние учета кассовых операций. Наличие кассира и действующего договора о полной материальной ответственности с ним. Существование необходимых условий хранения и учета наличности и денежных документов (марки почтовые, акцизные, векселя, оплаченные авиабилеты и др.). Наличие кассовой книги, ее оформление и правильность ведения. Своевременность и полнота оприходования наличности. Остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приемки - передачи дел. Перечень всех счетов денежных средств, остатки денежных средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах. Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.


3. Состояние учета расчетных операций. Наличие договоров и других документов расчетного характера, выписок из счетов в банке. Соответствие сумм остатков и оборотов по выпискам банка суммам, указанным в первичных  документах. Полная инвентаризация расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, дата, на которую урегулированы расхождения. Ведение претензионно - исковой работы. Величина, характер и динамика дебиторской и кредиторской задолженности. Своевременность расчетов, состояние и наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом, целевыми фондами по налогам и сборам. Долговые обязательства, банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения, наличие инвестиций, ссуды.


4. Состояние учета амортизируемого имущества. Дата последней инвентаризации имущества, ее полнота и качество проведения, отражение результатов в бухгалтерском учете. Место хранения инвентаризационных описей, их вид.


5. Состояние материального учета. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Ситуация с отражением в бухгалтерском учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.


6. Состояние расчетов с работниками предприятия. Сведения о штатном расписании и должностных окладах. Наличие трудовых договоров. Состояние учета и своевременность расчетов по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета и т.д.


7. Отчетность предприятия. Состояние соблюдения требований при составлении и сдаче бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов. Информация о достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов.


8. Хранение документов предприятия. Ситуация с обеспечением на предприятии надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности. Состояние и место нахождения архива бухгалтерских документов. Наличие описей (подшиты ли и пронумерованы документы). Правильность оформления изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения. Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.


9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи. Полный перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др. Указывается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.


10. Приложения. К акту прилагаются любые пояснения, служебные записки, иные документы, которые были составлены членами комиссии при передаче дел, а также при проведении независимого аудита – аудиторское заключение.

Подписи. Обязательно наличие подписей главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации. В случае несогласия кого-либо из членов комиссии с выводами, изложенными в акте, это лицо подписывает акт с оговорками, возражениями. Акт приемки – передачи составляется в двух экземплярах: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство предприятия, акт составляется в трех экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию главного офиса.