Зняття валюти за кордоном з ФОП-рахунку в монобанку

Добрий день.

Роботодавець зобов'язаний видати працівнику аванс на відрядження – у сумі, яка покриє необхідні витрати у відрядженні, а якщо цих грошей не вистачить – відшкодувати суму, витрачену відрядженим зі своєї кишені (ст. 121 КЗпП). Підставою для відшкодування витрат на відрядження служить Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Форма звіту і Порядок її заповнення затверджено наказом No 841(https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#n17).

Визначення службового відрядження містить Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).

Під «службовим відрядженням» розуміють поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Витрати на відрядження, які можливо подати авансом:

• добові витрати;

• витрати на проживання;

• витрати на проїзд до місця відрядження і назад та по місцю відрядження.

• витрати на транспорт(оренда фрахт)

• витрати на представницькі витрати на офіційних заходах.

Згідно п. 170.9.1 Податкового кодексу України,

Сума добових визначається в разі відрядження:

у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Під «добовими витратами» розуміють витрати на відрядження, які не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб відрядженого працівника (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, п. 15 р. І Інструкції № 59).

Неоподаткований розмір добових вказаний у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ і становить: – для відряджень по Україні

– не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2022 році – 650 грн);

– для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Проте, безпосередньо суму добових для відряджень ПКУ не обмежує і підприємство(ФОП) може її встановити самостійно у будь-якому розмірі.

Сума, яка перевищує вище вказані розміри, доведеться оподаткувати ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5% - цей податок не стосується ФОП(коли у відрядження іде саме ФОП, оскільки Ви вже сплатили з цієї суми єдиний податок ).

Тобто Ви можете становити ліміт, що не більше еквіваленту 100 000 грн. за день(п. 5 постанови Правління НБУ від 24 лютого 2022 року № 18 «Про роботу банківської системи в період запровадження воєнного стану»).

Однак необхідно розуміти, що ПКУ встановлений ліміт у 80 Євро на добові, що не потребують документального підтвердження, тому якщо Ви встановите більший ліміт податкова може вимагати на ту різниці надати підтверджуючи документи, однак Згідно ст.296 Податкового кодексу України, ФОП на спрощеній системі оподаткування не має обовязку звітувати по витратах, тому така вимога буде безпідставна.

Згідно п.42., п.43 Постанови НБУ від 02.01.2019 № 2 "Про затвердження Положення про здійснення операцій із валютними цінностями", резиденти - юридичні особи і фізичні особи-підприємці (далі - юридичні особи-резиденти), представництва юридичних осіб-нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти.Юридичні особи - резиденти, представництва юридичних осіб-нерезидентів, які мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), мають право використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для здійснення розрахунків з оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном.

У податкової служби можуть виникнути питання щодо авансування своїх витрат на відрядження, а не авансування витрати на відрядження працівника, як це передбачено чинним законодавством.

За порушення валютного законодавства встановлено штраф у розмірі 25 %(50%) від суми операції (п. 5 Порядку No 524) плюс адмінштрафи на посадових осіб підприємства в розмірі від 1 000 до 3 000 НМДГ (від 17 000 до 51 000 грн) (ст. 162-1 КУпАП).

Податкові органи застосовують штрафи протягом шести місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж через три роки з дня його вчинення. Тобто якщо є таке порушення, то в нього є строк свій давності - три роки з дня його вчинення. А днем виявлення порушень є дата складання акта документальної або фактичної перевірки юридичної особи. 

Таким чином, у разі проведення ДПС України(контролюючим органом), контролюючий орган може накласти вищенаведені штрафи у разі ненадання Вами документальних доказів, що підтверджують вищенаведені обставини та авансування власного відрядження а не відрядження працівника при проведенні документальної або фактичної перевірки.

Стосовно уникнення відповідальності слід зазначите наступне.

Згідно ст.296 Податкового кодексу України, ФОП не звітує по витратах, однак тут справа у валютному законодавстві(оскільки податкова є контролюючим органом і у сфері валютного законодавства, тому для мінімізації порушень я рекомендую, видати наказ про відрядження та зробити звіт про використання коштів, оскільки при перевірці(якщо така перевірка буде) ДПС України їх буде вимагати. При цьому у наказі про відрядження необхідно вказати, що саме ФОП відбув(відбуває) у ділову поїздку(для виконання завдань своєї господарської діяльності - зустрічей, провадження господарської діяльності укладання договорів), тим самим частково зняти питання з того, що у відрядження не направляється працівник, а сам ФОП. Звичайно, повністю цього можливо уникнути, якщо відправити саме працівника ФОП у відрядження та видати йому добові витрати(зі збільшенням до необхідного Вам рівня).

Якщо у Вас залишились додаткові питання можете звертитися на пошту [email protected] або за допомогою месенджерів(0951856806).

Дякую за звернення, буду вдячний за відгук.